해외 초청연사 사례비와 세금 처리
해외 연사에게 지급하는 사례비에는 원천징수 의무가 따릅니다. 이 사실을 지급 시점에 알게 되면 선택지가 없습니다. 학회가 세금을 대신 부담하거나, 연사에게 사후에 설명하거나 둘 중 하나입니다. 어느 쪽도 좋은 결말이 아닙니다.
이 문제는 6개월 전에 고민해야 하고, 아래는 그 6개월을 어떻게 쓰는지에 관한 자료입니다.
원칙 — 원천징수 22%가 기본값입니다
비거주자가 국내에서 강연·자문 등 인적용역을 제공하고 받는 대가는 국내원천 인적용역소득입니다. 지급자에게 원천징수 의무가 있습니다.
구분 | 세율 | 근거 |
|---|---|---|
소득세 | 지급금액의 20% | 소득세법 제156조 제1항 |
지방소득세 | 소득세액의 10% (= 지급금액의 2%) | 지방세법 |
합계 | 22% |
사례비 500만원을 약속했다면 실제로 연사 계좌에 들어가는 금액은 390만원입니다. 연사가 500만원을 받기를 원한다면 학회는 641만원을 지급해야 합니다(그로스업).
면세는 예외입니다. 그리고 그 예외를 적용받으려면 지급 전에 서류가 갖춰져 있어야 합니다.
면세 요건 — 거주자증명서 한 장으로 끝나지 않습니다
두 가지가 모두 충족되어야 면세됩니다.
조세조약이 그 소득을 면세하도록 정하고 있을 것
연사가 거주자증명서와 비과세·면제 신청서를 제출할 것
②만 갖추고 ①을 확인하지 않아 문제가 생기는 경우가 많습니다. 서류는 조약이 면세를 허용할 때만 의미가 있습니다.
미국 연사는 특히 주의하셔야 합니다
한·미 조세조약 제18조(독립적 인적용역)는 다음 중 하나라도 해당하면 한국이 과세할 수 있다고 정하고 있습니다.
(a) 해당 과세연도에 한국 체류일수 합계가 183일 이상인 경우 (b) 해당 과세연도의 그 소득이 미화 3,000달러(원화 상당액)를 초과하는 경우 (c) 한국에 183일 이상 고정시설을 유지하는 경우
(b)가 문제입니다. 기조강연 사례비가 3,000달러를 넘으면 거주자증명서를 받아 와도 한국에서 과세됩니다. 실무에서 가장 자주 어긋나는 지점입니다. 사무국은 서류를 다 받았으니 면세라고 알고 있고, 세무대리인은 조약을 보고 과세라고 판단합니다.
세 가지를 확인해야 합니다.
초과분만 과세되는 것이 아닙니다. 3,000달러를 넘는 순간 그 소득 전체가 과세 대상입니다. 3,100달러면 3,100달러 전부에 22%가 붙습니다.
연간 합산입니다. 같은 해에 다른 한국 기관에서도 사례비를 받았다면 합쳐서 판단합니다. 학회가 알 수 없는 정보이므로 연사에게 물어보아야 합니다.
교수 조항(제20조)은 대개 적용되지 않습니다. 2년 면세를 정하고 있지만 “대학 또는 그 밖의 인정된 교육기관의 초청으로, 그 교육기관에서 교육 또는 연구에 종사할 목적”이라는 조건이 붙습니다. 학회가 학술대회 강연을 위해 초청한 경우는 통상 해당하지 않습니다.
그 밖의 국가
대부분의 조약은 고정시설이 없고 체류일수가 183일 미만이면 원천지국 과세를 면제하는 방식입니다. 금액 기준을 두는 미국 방식이 오히려 예외적입니다. 다만 조약마다 조문 번호와 요건이 다르고, 최근 개정된 조약에서는 독립적 인적용역 조항 자체를 삭제하고 사업소득 조항으로 흡수한 경우도 있습니다.
연사 국적이 확정되면 국세청 국세법령정보시스템의 조세조약 원문에서 해당 조항을 직접 확인하시는 편이 빠릅니다. 검색 한 번으로 끝납니다.
절세 — 항공료와 숙박비는 학회가 직접 결제하십시오
가장 확실하고 가장 자주 놓치는 항목입니다. 소득세법 제119조 제6호는 인적용역소득을 정의하면서 단서를 두고 있습니다.
“이 경우 그 인적용역을 제공받는 자가 인적용역 제공과 관련하여 항공료 등 대통령령으로 정하는 비용을 부담하는 경우에는 그 비용을 제외한 금액을 말한다.”
학회가 항공권과 호텔을 직접 결제하면 그 금액은 애초에 소득이 아닙니다. 반대로 연사에게 현금으로 얹어 보내면 전액이 소득이 되어 22%가 붙습니다. 연사 입장에서는 같은 여행, 같은 대접인데 결제 주체만 다릅니다.
강연료 500만원, 항공료 200만원, 숙박비 50만원인 경우를 비교하면 이렇습니다.
ⓐ 750만원을 일괄 송금 | ⓑ 항공·숙박은 학회가 직접 결제 | |
|---|---|---|
과세 대상 소득 | 750만원 | 500만원 |
원천징수액 (22%) | 165만원 | 110만원 |
연사가 손에 쥐는 현금 | 585만원 | 390만원 |
연사가 받은 실질 가치 | 585만원 | 640만원 |
학회 지출 | 750만원 | 750만원 |
학회가 쓰는 돈은 같은데 연사에게 도달하는 가치가 55만원 늘어납니다. 연사 열 명이면 550만원입니다. 조세조약도, 거주자증명서도 필요 없습니다. 결제를 학회 법인카드로 하면 됩니다.
현실 — 거주자증명서는 생각보다 훨씬 어렵습니다
거주자증명서(Certificate of Residence)는 연사 본국의 과세당국이 발급합니다. 학회가 대신 신청할 수 없고, 연사 본인이 자기 나라 세무당국을 상대해야 합니다.
문제는 나라마다 난이도가 극단적으로 다르다는 점입니다.
국가 | 신청 방법 | 수수료 | 소요 기간 |
|---|---|---|---|
미국 | IRS에 Form 8802 제출 → Form 6166 발급 | 개인 US$85 | IRS 권장 최소 45일. 실제로는 수개월 |
영국 | HMRC 온라인(Government Gateway) 또는 이메일 신청 | 무료 | 통상 15영업일~수 주 |
일본·중국 등 | 관할 세무서에 신청서 제출 | 대체로 무료 | 수 주 |
미국이 압도적으로 어렵습니다. 2026년 8월 말 현재 IRS는 2026년 6월에 접수된 Form 8802를 처리하고 있습니다. 오늘 신청해도 두세 달 뒤입니다. IRS가 안내하는 “최소 45일 전 신청”은 지켜지지 않은 지 오래입니다.
여기에 연사 개인의 사정이 겹칩니다. 대부분의 초청연사는 Form 8802를 본 적이 없습니다. 세무 대리인을 통해야 하고, 수수료를 본인이 내야 하며, 그 대가는 한국에서 받을 사례비의 원천징수를 면하는 것뿐입니다. 사례비가 3,000달러 이하일 때만 의미가 있는 절차인데, 3,000달러 이하 사례비를 받자고 US$85와 두 달을 쓸 사람은 많지 않습니다.
이것이 이 문제의 핵심입니다. 서류를 못 받아서가 아니라, 요청이 너무 늦게 도착해서 실패합니다.
소통 — 연사에게 언제 무엇을 요청할 것인가
원칙 1 — 초청장 안에 넣으십시오
연사가 초청을 수락한 뒤에 세금 이야기를 꺼내면 그것은 ‘돈 문제’가 됩니다. 초청장에 처음부터 들어 있으면 ‘절차’가 됩니다. 같은 내용인데 받아들이는 온도가 다릅니다.
수락 여부를 묻는 메일에 사례비 금액과 세금 안내를 함께 넣으십시오. 연사는 실수령액을 알고 수락하게 되고, 나중에 항의할 일이 없습니다.
원칙 2 — 세법 용어 대신 금액으로 설명하십시오
“22% withholding tax under Korean income tax law”라고 쓰면 연사는 읽지 않습니다. 읽어도 자기 일이라고 느끼지 않습니다. 두 줄로 바꾸십시오.
With the certificate: you receive USD 2,500. Without it: you receive USD 1,950.
숫자를 나란히 놓으면 연사가 스스로 판단합니다. 설득할 필요가 없습니다.
원칙 3 — 학회가 할 수 있는 일은 학회가 하십시오
「조세조약에 따른 소득세 비과세·면제 신청서」는 학회가 미리 작성해서 서명란만 비워 보내십시오. 연사에게 남기는 일은 ① 서명하기 ② 자국 세무당국에서 증명서 받기, 이 두 가지뿐이어야 합니다. 연사에게 빈 양식을 보내면 회수율이 떨어집니다. 채워진 양식을 보내면 올라갑니다.
#요청 시점 역산하기
시점 | 할 일 |
|---|---|
D-6개월 | 초청 확정. 초청장에 세금 안내 문단 포함. 연사 국적별 조세조약 조항 확인 |
D-4개월 | 거주자증명서 요청 발송. 미국 연사는 이때가 사실상 마감선입니다 |
D-3개월 | 항공·숙박을 학회 직접 결제로 확정. 현금 지급 항목에서 제외 |
D-2개월 | 미회신 연사 리마인드. 신청서 작성본 재발송 |
D-1개월 | 최종 집계. 서류 미비 연사에게 실수령액 사전 통보 |
지급일 | 원천징수. 신청서와 거주자증명서를 관할 세무서에 제출 |
지급 후 | 늦게 도착한 증명서는 경정청구로 처리 |
비과세·면제 신청서는 원천징수의무자인 학회가 세무서에 제출합니다. 통상 최초 지급일이 속하는 달의 다음 달 초가 마감선이므로, 세무대리인과 일정을 맞춰 두십시오.
##영문 템플릿 — 그대로 쓰실 수 있습니다
A. 초청장에 넣는 문단
Honorarium and Korean withholding tax The honorarium for your keynote is KRW 5,000,000. Under Korean tax law, we are required to withhold 22% from honoraria paid to non-residents, which would reduce the net amount to KRW 3,900,000. This withholding may be reduced or eliminated under the tax treaty between Korea and your country of residence. To apply the treaty, we need a Certificate of Residence issued by your national tax authority before the payment date. In some countries this certificate currently takes two to three months to obtain. We will send you the details in a separate email, and we would be grateful if you could begin the process as soon as you accept this invitation. Your flights and accommodation will be arranged and paid for directly by the organizing committee. These are not treated as your income under Korean law and are not subject to any withholding.
B. 거주자증명서 요청 이메일
Subject: Action needed by [DATE] — Certificate of Residence for your honorarium Dear Professor [NAME], Thank you again for accepting our invitation to speak at [CONFERENCE], [DATES]. What this is about, in one line: if we receive one document from you by [DATE], you will receive KRW 5,000,000. If we do not, you will receive KRW 3,900,000. Korean law requires us to withhold 22% from honoraria paid to non-residents. The Korea–[COUNTRY] tax treaty allows this to be waived, but only if we hold your Certificate of Residence before we make the payment. We cannot apply it retroactively at the time of payment.
What we need from you — two items: 1. Certificate of Residence, issued by [TAX AUTHORITY] for the [YEAR] tax year. For US speakers: this is IRS Form 6166, applied for using Form 8802. The IRS user fee is USD 85, and current processing is running two to three months, so please apply this week if you have not already. For UK speakers: you can apply through HMRC's online service with a Government Gateway account. There is no fee and it usually takes about three weeks. 2. The signed application form attached. We have completed it for you; only your signature and date are needed. Please return a scan. Deadline: [DATE]. This is [N] weeks before the payment date, which is the minimum our tax filing schedule allows. If the certificate does not arrive in time, we will still pay you — we will simply have to withhold the 22%. It can be recovered later through a refund claim in Korea, but that process takes several months and requires the same certificate, so it is considerably easier to obtain it now. Please let me know if anything here is unclear, or if it would help for us to write directly to your finance office. With thanks, [NAME] · Secretariat, [SOCIETY]
C. 미국 연사에게 — 사례비가 3,000달러를 넘는 경우
Dear Professor [NAME], One clarification before you spend time on IRS Form 8802. Article 18 of the Korea–US tax treaty exempts independent personal services income from Korean tax only if it does not exceed USD 3,000 in the tax year. Your honorarium of [AMOUNT] is above that threshold, which means Korea may tax it regardless of your residence certificate. Please note that the threshold applies to the full amount, not only the portion above USD 3,000. We therefore do not recommend that you apply for Form 6166 for this engagement — it would cost you USD 85 and several weeks without changing the outcome. What we will do instead: withhold 22% and remit it to the Korean tax authority; issue you a withholding tax receipt after the conference, which you can use to claim a foreign tax credit on your US return; and cover your flights and accommodation directly, so that no withholding applies to those costs. Please let us know if your total honorarium income from Korean sources this year is expected to stay below USD 3,000, in which case the position changes and we will revisit this.
D. 서류를 받지 못한 채 지급한 뒤
Dear Professor [NAME], As explained before the conference, we withheld 22% ([AMOUNT]) from your honorarium because your Certificate of Residence had not arrived by the payment date. This is recoverable. Korean law allows a refund claim for up to five years from the withholding date. If you are able to obtain the certificate now, send it to us and we will file the claim on your behalf at no cost to you. The tax office is required to respond within six months. The document required is identical to the one we requested earlier, so nothing is wasted if you had already started the application.
사후 구제 — 늦었더라도 5년 안에는 되돌릴 수 있습니다
소득세법 제156조의2 제5항은 조세조약상 비과세·면제를 적용받지 못한 실질귀속자가 원천징수된 날이 속하는 달의 다음 달 11일부터 5년 이내에 경정을 청구할 수 있도록 정하고 있습니다. 세무서장은 청구를 받은 날부터 6개월 이내에 경정하거나 결과를 통보해야 합니다.
즉 서류가 늦었다고 해서 그 돈이 사라지는 것은 아닙니다. 다만 학회가 대신 청구해 주지 않으면 대부분의 연사는 그냥 포기합니다. 5년이라는 기간과 절차를 안내하는 메일 한 통이 관계를 지킵니다.
요약
기본은 22% 원천징수입니다. 면세는 조약이 허용하고 서류가 지급 전에 갖춰졌을 때만 가능합니다.
미국 연사는 사례비가 3,000달러를 넘으면 서류가 있어도 과세됩니다. 초과분이 아니라 전액입니다.
항공료와 숙박비는 학회가 직접 결제하십시오. 조약도 서류도 없이 과세 대상에서 빠집니다.
거주자증명서는 미국 기준 두세 달이 걸립니다. D-4개월이 마감선입니다.
초청장 단계에서 실수령액을 숫자로 알리십시오. 사후 설명보다 훨씬 쉽습니다.
서류가 늦었다면 5년 안에 경정청구가 가능합니다.
이 자료는 2026년 8월 기준으로 정리한 참고 자료입니다. 세율과 조약 조항, 각국의 증명서 발급 절차는 개정될 수 있고, 개별 사안의 판단은 계약 형태와 체류 기간, 연사의 다른 국내원천소득 유무에 따라 달라집니다. 실제 지급 전에는 반드시 세무대리인의 확인을 받으시고, 조약 조문은 국세청 국세법령정보시스템에서 원문을 직접 확인하십시오.
㈜트리니티컴즈는 2008년부터 의학·원자력·과학기술 분야의 국제학술대회를 기획하고 운영해 왔습니다. 학회 사무국 운영, 국제회의 기획, 후원 모집과 재정 운영을 한 팀이 맡습니다. 초청연사 명단과 사례비 규모, 국적을 알려주시면 국가별로 필요한 서류와 요청 시점을 정리해 회신드립니다.
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